O termo War-Room (sala de guerra) remete à Segunda Guerra Mundial. Na época, o primeiro-ministro britânico, Winston Churchill, criou esse espaço para traçar estratégias, visando vencer um grande inimigo: a Alemanha nazista.
A história mostra que as decisões tomadas no War-Room de Churchill foram bem sucedidas; a Inglaterra e seus aliados ganharam a guerra.
Adaptado para o universo digital, o War-Room se tornou uma ferramenta que ajuda marcas e profissionais a traçarem decisões estratégicas durante momentos-chaves como eventos, crises e lançamentos. Tudo baseado em muita inteligência de dados, monitoramento e análises de diversos canais digitais.
Neste artigo, explicaremos com mais profundidade o conceito de War-Room focado em eventos de grande magnitude, como festivais, mundiais de esportes e mídias que exercem grande influência nas comunidades.
Mostraremos também os seus benefícios, como é feito, as melhores ações e cases de sucesso, como obter os melhores resultados e boas práticas com a utilização dessa metodologia.
Acompanhe os próximos tópicos!
O que é um War-Room de Eventos?
Em termos simples, o War-Room é a reunião estratégica de todos profissionais envolvidos em uma campanha ou projeto, sejam eles de marketing, inteligência, atendimento, entre outros.
Esse tipo de encontro é bastante usado em grandes eventos transmitidos simultaneamente para diversas mídias (canais de streaming, redes sociais, TV por assinatura, plataformas de vídeos etc). E ganham ainda mais notoriedade com o uso das segundas telas: os smartphones e tablets.
Outra definição direta e interessante é dita pelo Menedjan Morgado, do time de Insights da STILINGUE: “O War-room é uma operação montada para acompanhamento de eventos em tempo real, seja em oportunidades ou situações de crise.”
Para definir a melhor ação a ser tomada durante o War-Room, os analistas, social medias, gerentes, coordenadores e outros especialistas monitoram dados com a ajuda de tecnologias, como a Inteligência Artificial.
Em pouco tempo, esses profissionais identificam insights, definem a estratégia adequada, estabelecem ações ágeis a fim de observar o impacto nos resultados.
A finalidade é monitorar em tempo real as reações das comunidades conectadas, estratégias de patrocínio de diversas marcas, acontecimentos inesperados e ações dos participantes do evento. Dessa forma, é possível engajar o público através de conteúdo relevante, interações, promoções e outros tipos de campanhas.
E qual pode ser o resultado das análises em tempo real que acontecem no War-Room?
De acordo com o estudo “Real-time analytics”, publicado pela Harvard Business Review (HBR), a capacidade de analisar dados em tempo real melhora a experiência, fidelização e a retenção dos clientes de uma marca.
Os benefícios de um War-Room
Ainda citando dados da HBR, as empresas que participaram do estudo disseram que o monitoramento e as análises em tempo real fortaleceram as estratégias envolvendo a jornada do cliente.
No entanto, os benefícios do War-Room vão além do que foi citado. Alguns deles são:
- Agilidade na tomada de decisão — ao identificar uma boa oportunidade de interação ou publicidade, os profissionais reunidos podem definir ações rápidas e logo implementá-las;
- Aproveitar o “poder do agora” (real time marketing) — é possível potencializar conversas com pessoas conectadas e atrair a atenção delas para a marca. Além disso, o War-Room facilita o planejamento de ações de alto impacto para, por exemplo, estancar uma crise na imagem da empresa;
- Foco no projeto — a marca une os seus profissionais em torno do objetivo de monitorar o evento. Dessa forma, eles ficam focados e sem interrupções vindas de outras responsabilidades;
- Celeiro de insights — as ideias e estratégias geradas durante o War-Room do evento podem ser repetidas em outras campanhas. Sendo assim, a marca aperfeiçoa as suas estratégias futuras;
- Espírito de equipe — os profissionais aprendem a trabalhar juntos para encontrar soluções adequadas e em tempo ágil;
- Visibilidade — quando a marca acompanha o evento e participa das interações nos canais digitais, ganha visibilidade entre o público, melhora a sua conexão e se destaca da concorrência.
Ações que ocorrem em um War-Room de eventos
O War-Room de eventos é o lugar ideal para que os profissionais utilizem as suas habilidades e competências em um cenário desafiador. Sendo assim, as ações que fazem parte do War-Room são potencializadas de uma maneira que seria impossível de outra forma.
Mas que ações são essas?
- Conteúdos direcionados — criação de conteúdos alinhados com o perfil do público que acompanha e participa do evento. Isso é possível por meio do listening, que permite acompanhar em tempo real os principais tópicos, assuntos e formatos;
- Gerar buzz — durante o evento, os profissionais reunidos no War-Room podem estimular o buzz sobre temas, acontecimentos ou participantes famosos. Às vezes, uma simples opinião pode ser utilizada como o “estopim” para o buzz. Essa é uma ótima forma de gerar visibilidade e engajamento para a marca.
- Interações com a audiência — uma excelente ação possibilitada pelo War-Room são as conversas com o público de forma ágil, onde a empresa pode marcar ou responder os usuários nas redes sociais. No geral, essa interação direcionada é uma boa estratégia para ganhar e melhorar a conexão com os consumidores.
- Análise da performance de concorrentes — olhando para o desempenho da concorrência, a marca consegue realizar um benchmarking. O objetivo é identificar o que está gerando resultados e adaptar de acordo com as metas da marca para o evento.
- Análise de desempenho do evento — a marca pode analisar o desempenho de um evento que realizou ou de outros grandes eventos. Com base nos dados obtidos, os profissionais entenderão quais foram as falhas, os pontos a serem melhorados e as estratégias que deram certo. Esse histórico direciona as táticas dos próximos War-Rooms;
- Gerenciamento de crises — crises na imagem da marca podem surgir de uma hora para outra no ambiente digital, e durante esse evento de grande magnitude, os reunidos no War-Room vão agir rapidamente antes que a crise vire uma “bola de neve”.
Como estruturar um War-Room?
Não pense que estruturar um War-Room significa apenas reunir uma equipe de especialistas em mídias digitais e pronto!
Embora muitas das estratégias sejam traçadas durante o evento, é importante que seja feito um planejamento antecipado dos objetivos a serem alcançados.
Isso, sem falar da necessidade de uma estruturação — visando o bom funcionamento dos trabalhos a serem realizados pelo time. Para facilitar, a seguir, apontamos os fatores a serem considerados ao estruturar um War-Room.
1 – Montando a equipe ideal
Para gerar resultados expressivos e garantir a agilidade das ações, é preciso ter uma equipe de profissionais focada e especializada. Esses são:
- Analista de dados (B.I) — podemos dizer que é o profissional mais importante da operação. Sua função é analisar os dados do Listening em tempo real e gerar os insights para produção de conteúdo, ações e interações.
- Content manager — responsável por receber os insights do B.I, entender e apontar quais ações podem ser tomadas durante o evento. Por exemplo: formatos de conteúdo a serem produzidos, canais de divulgação, mensagens para o público etc.;
- Designer — produção das peças gráficas veiculadas nas mídias durante o evento. Nesse contexto, o profissional projeta, elabora e avalia os conteúdos com base nas informações passadas pelo content manager. Também produz e gerencia recursos de imagem, texto e som para as reações interativas nas mídias digitais.
- Community manager — responsável por publicar conteúdos, interagir com os usuários e responder em tempo real às pessoas. Além disso, durante o evento, esse profissional constrói e gerencia a comunidade online em torno da marca. O objetivo é criar relacionamentos fortes, estáveis e duradouros com os fãs, clientes e outras pessoas que se identificam com a marca;
- Copywriter — profissional responsável por produzir os textos, mensagens e copys dos conteúdos que serão veiculados. Esses conteúdos serão estrategicamente produzidos de acordo com as informações vindas de briefings embasados nas análises feitas pelos profissionais citados anteriormente;
- Produtor de Vídeo — realiza a edição, captação e produção dos vídeos. Dependendo do tipo de evento e do perfil do público, os vídeos podem ser bem curtos ou com alguns minutos de duração. O importante é que sejam compatíveis com a linguagem e o estilo dos usuários;
- Mídia — profissional de mídia paga, responsável por identificar oportunidades de impulsionamento para conteúdos que registraram bom engajamento;
- PR/Assessor — profissional responsável por acionar possíveis influencers para firmar parcerias para a campanha digital. Outra função é dar suporte para as ações de comunicação interna e externa, alinhando ações promocionais e estratégias que melhorem a imagem da marca.
2 – Defina um processo
Como ficou bem claro nos tópicos anteriores, o War-Room é um local feito para que ações sejam tomadas com muita agilidade. Sem um processo bem definido, as decisões podem ser como um “tiro no escuro” ou serem baseadas em tentativas de erros e acertos; pior ainda, em meras suposições.
Para que isso não aconteça durante o evento, o ciclo de desenvolvimento de ações no War-Room deve ser assim: o BI analisa os dados e identifica as oportunidades. Em seguida, o content manager entende quais estratégias podem ser efetivadas, constrói o briefing e a entrega.
Daí, nas mãos do copywriter, designer e produtor, os conteúdos são construídos seguindo o direcionamento prévio. Então, o content manager aprova o conteúdo finalizado. Por fim, o community manager publica o material produzido e interage com o público.
No ciclo, existem profissionais que são acionados conforme o desenrolar dos acontecimentos do evento. São eles: o PR/assessor ou o mídia. Esse ciclo de ações é percorrido continuamente ao passo que novas estratégias vão sendo definidas.
3 – Tenha briefings para ações
Os briefings são a “espinha dorsal” das ações desenvolvidas no War-Room do evento. Afinal, é a partir deles que as estratégias ganham forma e cumprem os seus objetivos.
Que briefings são esses? Vejamos alguns:
- Briefing de interações para os Community Managers — é importante manter e seguir um tom de voz ao interagir com o público nas mídias sociais;
- Briefing de temas para serem monitorados — documento com os principais tópicos e assuntos relacionados ao evento e que precisam ser monitorados minuciosamente;
- Briefing de influencers para analisar — pautas que indiquem os influenciadores que serão monitorados, visando a formação de parcerias estratégicas;
- Briefing do evento — apontamento das características do evento, quais os objetivos da análise e os resultados a serem alcançados.
4 – Produza materiais com antecedência
Existem materiais e conteúdos que devem ser produzidos antes da realização do evento. Dessa forma, a marca pode gerar motivação, engajamento e visibilidade perante o público-alvo.
Além disso, materiais produzidos com antecedência agilizam a aplicação das estratégias e norteiam as ações durante o war-room.
Entre esses materiais, apontamos:
- Artes — Layouts padrões para postagem sobre assuntos que estão no radar do evento e provavelmente terão conteúdo criado na hora.
- Copys — Textos padrões para serem utilizados nos conteúdos criados em real time, além de frases, termos e jargões que devem ser utilizados nas interações com o público.
- Mensagens automáticas — dependendo dos objetivos traçados para o War-Room, os especialistas geram mensagens a serem disparadas de forma automática. Esses conteúdos podem ser usados antes de momentos chaves da programação ou em caso de algum erro na transmissão.
Exemplos de War-Room para Eventos
Para as marcas que ainda não implantaram um War-Room para eventos, existem excelentes cases de sucesso para se inspirar. A seguir, apontamos alguns:
War-Room Corinthians + STILINGUE
Dizem que o Corinthians não é um time que tem uma torcida, mas uma torcida que tem um time — deu para perceber o quanto a opinião dos torcedores é importante para os rumos desse clube de futebol. Por isso, o Corinthians criou um War-Room para monitorar todas as reações dos seus torcedores nas mídias digitais.
Em especial durante os eventos esportivos, os profissionais do War-Room descobrem o que os torcedores acharam da escalação, substituições e estratégias dos jogadores. Quando não há eventos, a operação funciona para analisar o que os torcedores estão pensando sobre, por exemplo, as novas contratações.
Sendo assim, se os torcedores acham que o clube irá investir demais em um jogador que não vale tanto, os diretores podem repensar sobre a decisão. Dessa forma, as análises ultrapassam os limites do universo digital e influenciam as estratégias tomadas no mundo real.
Além de gerar mais engajamento com os torcedores, as análises resultam em receitas financeiras para o clube. Afinal, ao serem ouvidos, os apaixonados pelo Corinthians se sentem ainda mais motivados a consumir os produtos e a contribuir financeiramente para o clube.
War-Room Teleton + STILINGUE
Outro case de sucesso que vale a pena estudar é o War-Room do Teleton. Com a ajuda da Stilingue, o evento teve três grandes equipes (B.I., C.M. e Criação) que monitoraram em tempo real cada detalhe do que acontecia nas mídias digitais durante a programação do evento na TV.
Entre as ações planejadas e desenvolvidas, podemos destacar a #batemetabatecabelo – com foco em doações. Cada vez que uma meta de doações era alcançada, o apresentador chamava a cantora Joelma para bater o cabelo no palco.
A meta de doação foi alcançada rapidamente e a ação durou duas horas. Enquanto isso, o War-Room publicou um post e respondeu a comentários. O resultado foi um engajamento astronômico: muitas interações e impressões. Foram registrados também vários picos de doações diante de algumas ações que foram sendo aplicadas.
Conclusão
Na atual era da transformação digital, da escalada dos usuários e negócios feitos por meio das mídias digitais, o War-Room é a ferramenta que ajudará a marca a navegar com tranquilidade nesse ambiente.
Aplicando as sugestões dadas neste artigo e formando uma parceria estratégica com a STILINGUE, temos certeza de que a sua empresa será bem sucedida no monitoramento e análises dos diversos canais digitais. O resultado aparecerá em forma de engajamento, fidelização, visibilidade e lucros para a marca!
